Mit der Corona-Krise sind viele Arbeitnehmer nicht nur tageweise, sondern dauerhaft ins Homeoffice gewechselt. Für die IT-Struktur und damit den Datenschutz ist das eine Herausforderung. Zumal sich seit 2018 mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung der Datenschutz in Unternehmen deutlich verschärft hat. Bei Verstößen drohen Abmahnungen und Geldstrafen.
Umgang mit sensiblen Daten im Homeoffice
Dem Umgang mit sensiblen Daten im Homeoffice kommt daher eine große Bedeutung zu. Mitarbeiter müssen sowohl im Firmenbüro als auch im Homeoffice gewährleisten, dass keine unbefugten Dritten, wie Familienangehörige oder Mitbewohner, Einsicht in die Arbeit haben. Der Monitor muss daher beim Verlassen des Arbeitsplatzes gesperrt werden. Unterlagen müssen weggeräumt und möglichst sogar eingeschlossen werden.
Berufliche E-Mails sollten zudem nicht an die eigene private E-Mail-Adresse weitergeleitet oder Daten auf einen privaten USB-Stick übertragen werden. Die Nutzung eines privaten Sticks ist außerdem auch hinsichtlich der IT-Sicherheit zu vermeiden. Darüber könnte Schadsoftware auf den Firmen-PC übertragen werden und damit ins Netzwerk des Unternehmens gelangen.
IT-Sicherheit: Was jeder selbst tun kann
Ohnehin öffnete das mobile Arbeiten verstärkt Einfallstore für Hacker. Zum einen nutzen Cyberkriminelle die Unkenntnis vieler Mitarbeiter aus und versuchen mit Phishing-E-Mails ihre Schadsoftware zu verbreiten. Zum anderen sind die Heim-Netzwerke oft nicht ausreichend geschützt
Arbeiten Mitarbeiter zu Hause über eine WLAN-Verbindung, ist ein starkes Passwort wichtig. Leichte Passwörter ermöglichen Hackern einen einfachen Zugang ins Netzwerk. Zudem empfehlen Experten, am besten die aktuelle WPA2-Verschlüsselung zu aktivieren. Dazu muss am Router die erweiterte Einstellung (manchmal auch Konfiguration genannt) aufgerufen werden. Dort kann meist unter dem Punkt Sicherheit oder auch Authentifizierung WPA/WPA 2 aufgerufen werden.
Der Digitalverband Bitkom rät außerdem, aktuelle Softwareversionen und Antiviren-Software zu verwenden. Updates sollten regelmäßig installiert werden. Vorsicht sei außerdem bei E-Mails von unbekannten Absendern geboten, aktuell besonders mit Corona-Bezug. Darüber könne Schadsoftware verbreitet werden.
Was das Unternehmen für die IT-Sicherheit tun kann
Hier raten Experten, einen VPN-Zugang zu nutzen. Dieses Virtual Private Network (VPN) kann jedoch nur der Arbeitgeber einrichten. Darüber wird dann der Datenverkehr verschlüsselt,. und Außenstehende können keinen Einblick nehmen. Eine Alternative dazu stellen cloud-basierte Dienste dar.
Sonstiger Schutz in Zeiten des Homeoffice
Neben Datenschutz und IT-Sicherheit ist die eigene Versicherung während der Arbeitszeit zu Hause nicht ganz unwichtig. Vor allem die Frage, wann es sich bei einem Unfall um einen Arbeitsunfall handelt und wann nicht, beschäftigt Juristen immer wieder.